วิธีการใช้งานระบบ TMS สำหรับมือใหม่ เริ่มต้นอย่างไรให้ธุรกิจจัดส่งได้มีประสิทธิภาพ

ระบบ TMS คืออะไร?

ระบบ TMS หรือ Transportation Management System คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจวางแผน บริหาร และติดตามการขนส่งสินค้าได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อ การจัดสรรรถและเส้นทาง การส่งคำสั่งไปยังพนักงานขับรถ ไปจนถึงการติดตามสถานะแบบ Real-time และการออกรายงานสรุปผล

สิ่งที่ทำให้ TMS แตกต่างจากการบริหารขนส่งแบบเดิมคือการที่ระบบสามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมากพร้อมกันได้ในเวลาอันสั้น ไม่ว่าจะเป็นการหาเส้นทางที่ประหยัดที่สุด การเปรียบเทียบค่าขนส่งระหว่างผู้ให้บริการหลายราย หรือการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อเกิดความผิดปกติในระหว่างการจัดส่ง

วิธีการใช้งานระบบ TMS แบบ Step-by-Step

Step 1: ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน

ก่อนจะเริ่มใช้งาน TMS ได้จริง ต้องเตรียมข้อมูลพื้นฐานให้ครบก่อน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก

ข้อมูลสินค้า — ระบุชื่อสินค้า SKU น้ำหนัก ขนาด และข้อกำหนดพิเศษในการขนส่ง เช่น สินค้าเปราะบาง ต้องการอุณหภูมิควบคุม หรือมีข้อจำกัดในการวางซ้อน ข้อมูลส่วนนี้จะถูกนำไปใช้คำนวณการจัดสรรพื้นที่รถและการแพ็กสินค้าในแต่ละเที่ยววิ่ง

ข้อมูลลูกค้า — บันทึกที่อยู่จัดส่ง เบอร์ติดต่อ เวลาที่รับสินค้าได้ (Time Window) และข้อกำหนดพิเศษของลูกค้าแต่ละราย เช่น ต้องการใบส่งสินค้าลงนามกลับ หรือต้องการรับสินค้าช่วงเช้าเท่านั้น การระบุข้อมูลเหล่านี้ให้ครบช่วยให้ระบบวางแผนเส้นทางได้แม่นยำมากขึ้น

พื้นที่จัดส่ง — กำหนด Zone การจัดส่งให้ชัดเจน แบ่งตามภูมิภาค จังหวัด หรือรัศมีระยะทาง การแบ่ง Zone ที่ดีช่วยให้ระบบ Optimize เส้นทางได้ดีขึ้นและลดต้นทุนขนส่งต่อออเดอร์

Step 2: นำเข้าข้อมูลคำสั่งซื้อ

เมื่อตั้งค่าพื้นฐานเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการนำออเดอร์เข้าสู่ระบบ ซึ่งทำได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับ Setup ของธุรกิจ

วิธีแรกคือการเชื่อมต่อ API โดยตรงกับระบบที่ใช้งานอยู่ ไม่ว่าจะเป็น ERP, Marketplace อย่าง Shopee หรือ Lazada, หรือแพลตฟอร์มโซเชียลคอมเมิร์ซอย่าง TikTok Shop เมื่อมีออเดอร์ใหม่เข้ามา ข้อมูลจะถูกส่งเข้า TMS โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

วิธีที่สองคือการ Import ไฟล์ Excel หรือ CSV สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้เชื่อมต่อระบบ หรือมีออเดอร์ B2B ที่รับผ่านช่องทางอื่น สามารถจัดเตรียมไฟล์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนดและอัปโหลดครั้งเดียวได้เลย

วิธีที่สามคือการกรอกด้วยมือ เหมาะสำหรับออเดอร์พิเศษหรือจำนวนน้อย ที่ไม่ได้ผ่านช่องทางปกติ

Step 3: วางแผนการจัดส่ง

นี่คือหัวใจของ TMS ที่สร้างความแตกต่างจากการบริหารขนส่งแบบเดิมมากที่สุด

เลือก Route  ระบบจะวิเคราะห์ออเดอร์ทั้งหมดและแนะนำเส้นทางที่ Optimize แล้ว โดยคำนึงถึงที่อยู่ปลายทาง เวลาที่รับสินค้าได้ และลำดับการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพสูงสุด คุณสามารถรับคำแนะนำของระบบโดยตรง หรือปรับแก้ด้วยตัวเองหากมีข้อมูลเพิ่มเติมที่ระบบยังไม่ทราบ เช่น การจราจรช่วงพิเศษหรือเส้นทางที่ต้องหลีกเลี่ยง

เลือกรถ  ระบบจะแสดงรายการรถที่พร้อมใช้งานพร้อมข้อมูลความจุ น้ำหนักบรรทุก และสถานะปัจจุบัน คุณสามารถจัดสรรรถให้เหมาะกับปริมาณสินค้าและเส้นทางในแต่ละเที่ยวได้อย่างมีเหตุผล ช่วยให้ใช้ทรัพยากรได้เต็มประสิทธิภาพโดยไม่มีรถวิ่งเปล่า

Step 4: ดำเนินการจัดส่ง

เมื่อวางแผนเสร็จแล้ว ระบบจะส่งรายละเอียดงานไปยังพนักงานขับรถผ่านแอปพลิเคชันหรือเอกสารใบงาน ซึ่งประกอบด้วยรายชื่อจุดส่ง เส้นทางที่กำหนด รายการสินค้า และข้อมูลลูกค้า พนักงานขับรถสามารถอัปเดตสถานะการจัดส่งแบบ Real-time ผ่านระบบ ทำให้ทีมงานในสำนักงานเห็นความคืบหน้าได้ตลอดเวลา

ในขั้นตอนนี้ระบบยังรองรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังลูกค้าเมื่อสินค้ากำลังจะถึง ซึ่งช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าไม่อยู่รับของและต้องส่งซ้ำ

Step 5: ติดตามและสรุปรายงาน

หลังจากการจัดส่งเสร็จสิ้น TMS จะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและสร้างรายงานอัตโนมัติ ทั้งสถิติการส่งสำเร็จ อัตราการส่งซ้ำ เวลาที่ใช้ต่อเที่ยว ค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับที่วางแผน และตัวชี้วัดอื่น ๆ ที่ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมและนำไปปรับปรุงประสิทธิภาพในรอบถัดไปได้อย่างมีข้อมูลรองรับ