ควรลงทุนกับ TMS ไหม? เป็นคำถามที่หลายธุรกิจถามตัวเองเมื่อเริ่มรู้สึกว่าการบริหารขนส่งแบบเดิมเริ่มตามไม่ทัน แต่ก็ยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของตัวเองถึงจุดที่ต้องใช้ TMS จริง ๆ แล้วหรือยัง
คำตอบไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานและปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่ บทความนี้จะช่วยให้คุณตอบคำถามนั้นได้อย่างชัดเจนครับ
ระบบ TMS ทำงานอย่างไรในธุรกิจจริง
ก่อนจะรู้ว่า TMS เหมาะกับใคร ต้องเข้าใจก่อนว่ามันทำงานอย่างไรในสภาพแวดล้อมธุรกิจจริง ซึ่งระบบTMS ครอบคลุมกระบวนการขนส่งทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบใน 4 ขั้นตอนหลัก
รับคำสั่งซื้อ ระบบรับออเดอร์จากทุกช่องทางไม่ว่าจะเป็น Marketplace, ERP หรือช่องทางการขายอื่น ๆ ผ่าน API โดยอัตโนมัติ ข้อมูลออเดอร์ทั้งหมดถูกรวบรวมและประมวลผลในที่เดียว ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำหรือสลับหน้าจอหลายระบบ
วางแผน Route เมื่อมีออเดอร์พร้อมจัดส่ง ระบบจะวิเคราะห์ที่อยู่ปลายทางทั้งหมดและคำนวณเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยอัตโนมัติ คำนึงถึงทั้งระยะทาง จำนวนจุดส่ง Time Window ของลูกค้า และเงื่อนไขพิเศษอื่น ๆ
จัดการรถ ระบบแสดงสถานะรถทั้งหมดแบบ Real-time ว่าคันไหนพร้อมใช้งาน คันไหนกำลังวิ่ง และคันไหนมีความจุเหลือเท่าไหร่ ช่วยให้จัดสรรรถได้ตรงกับปริมาณสินค้าและเส้นทาง ไม่มีรถวิ่งเปล่าหรือบรรทุกเกิน
Tracking พนักงานขับรถอัปเดตสถานะแบบ Real-time ผ่านแอปพลิเคชัน ทีมงานในสำนักงานและลูกค้าปลายทางสามารถติดตามตำแหน่งและสถานะการจัดส่งได้ตลอดเวลา พร้อมแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสินค้าถึงปลายทาง
ระบบ TMS เหมาะกับใคร ธุรกิจแบบไหนควรใช้
1. ธุรกิจ E-commerce ที่มีออเดอร์จำนวนมาก
ธุรกิจ E-commerce ที่มีออเดอร์หลักสิบถึงหลายร้อยรายการต่อวันคือกลุ่มที่ได้ประโยชน์จาก TMS อย่างชัดเจนที่สุด เพราะต้องส่งสินค้าหลายรอบต่อวัน ไปยังหลายจุดปลายทางพร้อมกัน การวางแผนด้วยมือจึงทั้งช้าและมีโอกาสผิดพลาดสูง
ระบบ TMS ช่วยให้ประมวลผลออเดอร์และสร้าง Route ได้ภายในเวลาสั้น รองรับการส่งซ้ำหลายรอบในวันเดียวกัน และรองรับการเพิ่มขึ้นของออเดอร์ช่วง Peak โดยไม่ต้องเพิ่มทีมวางแผนตามสัดส่วน
2. ธุรกิจขนส่ง / Logistic Provider
สำหรับบริษัทที่ให้บริการขนส่งเป็นธุรกิจหลัก TMS ไม่ใช่แค่เครื่องมือเสริม แต่คือระบบหัวใจของการดำเนินงาน การบริหาร Fleet ที่มีรถหลายคัน พนักงานขับรถหลายคน และเส้นทางหลากหลายพร้อมกันในแต่ละวัน ต้องการระบบที่มองเห็นภาพรวมทั้งหมดได้ในที่เดียว
TMS ช่วยให้ Utilization Rate ของรถสูงขึ้น ลดต้นทุนเชื้อเพลิงจากการวิ่งเส้นทางที่ Optimize แล้ว และมีข้อมูลสำหรับวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแต่ละเส้นทางและพนักงานขับรถเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
3. โรงงาน / Distributor
ผู้ผลิตและผู้กระจายสินค้าที่มีการจัดส่งสินค้าให้ตัวแทนและร้านค้าเป็นประจำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ เป็นอีกกลุ่มที่ TMS สร้างความแตกต่างได้อย่างมีนัยสำคัญ เพราะมีเส้นทางประจำที่สามารถ Optimize ได้ มีปริมาณการจัดส่งที่คาดการณ์ได้ และมักต้องการเอกสารประกอบการจัดส่งที่ถูกต้องครบถ้วน
TMS ช่วยให้การวางแผนเส้นทางประจำทำได้เร็วขึ้นมาก ออกเอกสารอัตโนมัติ และมีหลักฐานการส่งมอบที่ตรวจสอบได้ ซึ่งสำคัญมากสำหรับธุรกิจ B2B ที่ต้องการใบเสร็จหรือลายเซ็นรับสินค้ากลับ
4. ธุรกิจที่มีหลายพื้นที่จัดส่ง
ธุรกิจที่ต้องจัดส่งสินค้าหลายจังหวัด หลายภูมิภาค หรือมีจุดปลายทางที่กระจายตัวในพื้นที่กว้าง จะพบว่าการวางแผนเส้นทางด้วยมือหรือประสบการณ์ส่วนตัวไม่เพียงพออีกต่อไป TMS ที่มีระบบ Route Optimization จะคำนวณเส้นทางที่เหมาะสมโดยพิจารณาปัจจัยทุกด้านพร้อมกัน ทั้งระยะทาง จำนวนจุดส่ง น้ำหนักสินค้า และเวลาที่ลูกค้ารับสินค้าได้
สัญญาณที่บอกว่าธุรกิจคุณควรใช้ TMS
ถ้าธุรกิจของคุณกำลังเจอสัญญาณเหล่านี้อยู่ นั่นคือเวลาที่ควรพิจารณาTMS อย่างจริงจัง
- ค่าขนส่งสูงผิดปกติแต่ไม่รู้ว่าสูงเพราะอะไร เมื่อไม่มีข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ ต้นทุนขนส่งจึงเพิ่มขึ้นโดยที่ไม่สามารถระบุได้ว่าเกิดจากรถวิ่งเปล่า เส้นทางซ้ำซ้อน หรือการเลือกผู้ให้บริการที่ไม่เหมาะสม TMS ให้ข้อมูลและรายงานที่ช่วยให้มองเห็นและแก้ไขได้ตรงจุด
- วาง Route ไม่ดี รถวิ่งซ้ำซ้อนหรือวิ่งเปล่าบ่อย การวางเส้นทางด้วยความคุ้นชินหรือสัญชาตญาณมักไม่ Optimize เท่าที่ควร ระบบ TMS คำนวณเส้นทางที่ดีกว่าได้เสมอเมื่อมีข้อมูลออเดอร์ครบ
- ส่งของล่าช้าบ่อยจนลูกค้าร้องเรียน ความล่าช้าที่ซ้ำซากมักบ่งชี้ว่ากระบวนการวางแผนและดำเนินการจัดส่งมีจุดอ่อนที่ต้องแก้ไขเป็นระบบ ไม่ใช่แค่การตำหนิพนักงานรายบุคคล
- ไม่มีระบบ Tracking ที่ชัดเจน เมื่อลูกค้าถามว่าสินค้าอยู่ที่ไหน แต่ทีมงานต้องโทรถามพนักงานขับรถเองทุกครั้ง นั่นคือสัญญาณว่ายังขาดระบบที่จำเป็น และยิ่งธุรกิจโตขึ้น ปัญหานี้จะยิ่งหนักขึ้นแบบทวีคูณ
- ออเดอร์เพิ่มขึ้นแต่ทีมงานโต ถ้าทุกครั้งที่ออเดอร์เพิ่มขึ้น 20% คุณต้องเพิ่มพนักงานวางแผน 20% ตาม นั่นคือสัญญาณที่ชัดเจนว่ากระบวนการยังไม่ได้ถูก Scale ด้วยระบบ
สรุป ระบบ TMS เหมาะกับใคร?
TMS เหมาะกับธุรกิจที่มีการขนส่งสินค้าเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็น E-commerce ที่มีออเดอร์จำนวนมาก บริษัทขนส่งที่ต้องบริหาร Fleet โรงงานและ Distributor ที่ส่งสินค้าเป็นประจำ หรือธุรกิจที่มีพื้นที่จัดส่งหลายแห่งพร้อมกัน
สิ่งที่กำหนดว่า “ถึงเวลาแล้วหรือยัง” ไม่ใช่ขนาดของบริษัท แต่คือความซับซ้อนของการขนส่งและต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการที่ยังไม่มีระบบรองรับ
สำหรับธุรกิจที่ยังไม่พร้อมลงทุนTMS เอง การใช้บริการ 3PL อย่าง Logistplus ที่มีระบบ TMS และ WMS พร้อมใช้งานอยู่แล้ว เป็นทางเลือกที่ช่วยให้ได้ประโยชน์ครบโดยไม่ต้องแบกรับต้นทุนการสร้างระบบเอง ด้วยประสบการณ์กว่า 17 ปี มาตรฐาน ISO 9001:2015 และระบบที่เชื่อมต่อกับทุก Platform ผ่าน API Logistplus พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ด้านโลจิสติกส์ที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ